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從規范走向引導 ——企業會計信息化工作規范解讀之三
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電算化時代,信息技術是工具,是會計人員手腦功能的延伸?;峒迫嗽鋇乃嘉?、方法、流程、手段也就成為會計軟件擺脫不了的框框。因此,電算化就是手工核算的模擬,其過程對每個企業來說都是基本相同的。過去發布的會計電算化相關文件正是基于這一理念而制定,更多地反映了對電算化核算過程的規范,統一性、強制性要求多。
2014年2月13日  來源:會計司

    一、有關背景

    電算化時代,信息技術是工具,是會計人員手腦功能的延伸?;峒迫嗽鋇乃嘉?、方法、流程、手段也就成為會計軟件擺脫不了的框框。因此,電算化就是手工核算的模擬,其過程對每個企業來說都是基本相同的。過去發布的會計電算化相關文件正是基于這一理念而制定,更多地反映了對電算化核算過程的規范,統一性、強制性要求多。

    信息化不同于電算化。信息化時代,信息技術不僅是工具,更是企業經營管理的環境,是企業組織會計工作應當考慮的眾多因素之一。而每個企業面臨的環境因素是不同的,信息技術和其他環境因素相互影響和適應,共同決定著不同的會計方法、流程、組織結構,以及會計與其他經營管理活動的關系。因此,過去的一些政策理念和方法已經不適應,甚至阻礙了會計信息化的進一步發展。

    《企業會計信息化工作規范》(以下簡稱工作規范)順應了信息化時代的要求,擺脫了“模擬手工”的電算化思維,在很多方面突破了過去規定和現行做法。同時,工作規范把會計信息化放在企業整體經營管理環境中,重視會計與其他業務活動的有機聯系,強調會計信息化帶來的工作流程和模式的革新,以及信息化與制度環境的互動。對于企業如何充分合理利用信息技術,提高會計管理水平,工作規范以引導、啟發為主,由企業根據自身情況決定工作內容和進度。

    從規范到引導,體現了信息化地位作用的演進,更體現了“轉變政府職能”、“減少政府對微觀事務管理”的要求。

    二、條文解讀

    工作規范第三章“企業會計信息化”對企業開展會計信息化工作各方面提出了要求。下面逐條予以說明:

    第二十一條  企業應當充分重視會計信息化工作,加強組織領導和人才培養,不斷推進會計信息化在本企業的應用。

    除本條第三款規定外,企業應當指定專門機構或者崗位負責會計信息化工作。

    未設置會計機構和配備會計人員的企業,由其委托的代理記賬機構開展會計信息化工作。

    企業開展會計信息化工作,首先需要組織、機構和人員的保障。該條對此提出了原則性要求。

    會計是企業各方面經營管理信息匯聚的樞紐,規模越大的企業,會計信息化涉及的部門、業務、流程就越多、需要協調的關系就越復雜。因此,大型企業的會計信息化項目,其建設實施應當由具有足夠權限的企業負責人來領導,重大事項需要企業主要負責人主持決策。

    對于具體負責會計信息化工作的主體,企業可以有多種選擇:小微企業可以指定會計部門或者會計人員負責,或者把會計信息化工作交由代理記賬機構;大中型企業可以在會計部門、信息技術部門內部設立專門機構或者崗位負責,或者設置獨立于兩部門的專門部門負責。

    會計信息化是財務會計、財務管理、內部控制和信息技術的深度融合,需要復合型人才。對于大中型企業來說,會計信息化建設還必須有熟悉本企業情況的復合型人才。只有熟悉本企業情況,才能制定出切合實際的信息化方案,以及能在本企業貫徹推行的配套制度體系。否則,會計信息化可能與企業經營成為“兩張皮”,造成建設失敗和投資浪費。

    第二十二條  企業開展會計信息化工作,應當根據發展目標和實際需要,合理確定建設內容,避免投資浪費。

    盡管信息化是方向,但信息化作為企業經營的環境因素,需要與企業發展所處階段、規模、內部文化、組織架構、員工素質、法律、監管等其他環境因素相互配合,因地制宜地推進,不能“趕時髦”,追求“一步到位”。因此,在整體規劃的前提下,會計信息化建設內容可以分階段逐步完善,根據企業經營發展的需要分??櫬罱?。

    第二十三條  企業開展會計信息化工作,應當注重信息系統與經營環境的契合,通過信息化推動管理模式、組織架構、業務流程的優化與革新,建立健全適應信息化工作環境的制度體系。

    前面多次提到,信息技術與其他環境因素要相互適應配合,共同對企業經營管理構成影響。同時,會計也是企業牽一發而動全身的工作。實踐證明,決定會計信息化成敗的不是“建”而是“用”。設計上再完美的信息系統,如果不適應企業實際情況,沒有相應的制度支撐配合,沒有處理好內外部利益關系,沒有得到用戶部門的支持,就可能成為擺設,甚至帶來負面效應。

    因此,企業推進會計信息化,不僅要考慮系統建設本身,還要研究管理模式、組織架構、業務流程是否契合。信息系統的建設實施過程,往往也是會計工作變革的過程。變革的關鍵是相關部門和崗位的認識要統一,而最終結果則要以制度的形式來反映和固化。只有認識統一、制度保障前提下的系統,才可能運行良好,發揮預期的效益。

    第二十四條  大型企業、企業集團開展會計信息化工作,應當注重整體規劃,統一技術標準、編碼規則和系統參數,實現各系統的有機整合,消除信息孤島。

    信息化的優勢在于信息的共享和集中,企業經營管理發展到一定層次,必然要求信息更高層次的共享和更大范圍的集中。因此,企業會計信息化建設,功能可以逐個??櫚卮罱?,范圍可以從局部到全面,但是規劃必須是整體性的,技術標準必須是統一的。對大型企業,特別是地域分布廣、分支機構、核算層級眾多的企業集團來說尤其如此。這就要求各部門、各單位的系統不能各自為政,必須為將來的整合做好準備,必須采用一種“語言”說話。這樣,未來各個系統之間才能“對話”,信息化的優勢也才能充分發揮。否則,各種系統就會成為一個個“孤島”,相互間沒有聯系?;蛘叱晌桓齦觥把檀選?,信息只向上通,沒有橫向聯系。

    信息化建設,無論是企業還是政府,無論是會計領域還是其他業務領域,也無論是國內還是國外,大量經驗和教訓都說明一點:整體規劃和統一標準很重要。沒有規劃和標準,一開始可能省事了,但未來到了必須整合的時候,就會花成倍的精力去處理系統間不兼容問題。為了整合不得不廢棄原有系統重復建設的情況也時有發生。而這種情況下,組織和人員對原有系統的依賴性和慣性,更會對新系統的實施形成阻力。

    因此,大型企業開展會計信息化建設,無論從一開始就采取統建方式,還是“先分后統”方式,都要有頂層設計,要在統一領導下進行。要有統一的技術標準,編碼規則和系統參數。其中,技術標準主要是指用于交換的數據格式;編碼規則是指企業對各類業務概念的統一定義,又稱為數據字典(例如會計科目表);系統參數則是指為完成特定業務處理或者控制功能而需要自上而下傳遞的數據。例如,對于經理可以審批的費用限額、某類固定資產的折舊方法和折舊年限等,企業總部制定標準后可以傳遞至各級系統中,這就需要統一定義相關系統參數。

    第二十五條  企業配備的會計軟件應當符合本規范第二章要求。

    提供合格的會計軟件是軟件供應商的責任。企業同樣也負有使用合格軟件的責任。兩者不能相互替代。

    企業的這一責任有兩種情況:如果企業自己開發會計軟件,則開發的軟件應當符合工作規范的要求;如果企業外購會計軟件,則應當選擇符合工作規范要求的產品。否則,企業可能面臨工作規范第四十四條規定的處理措施。

    企業可以參閱工作規范解讀之二《會計軟件的規矩方圓》,詳細了解對會計軟件的要求。

    第二十六條  企業配備會計軟件,應當根據自身技術力量以及業務需求,考慮軟件功能、安全性、穩定性、響應速度、可擴展性等要求,合理選擇購買、定制開發、購買與開發相結合等方式。

    定制開發包括企業自行開發、委托外部單位開發、企業與外部單位聯合開發。

    該條主要是提示企業進行會計軟件配備方式決策時應當考慮的因素。成本是企業決策的重要因素,但除此之外,軟件功能、安全性、穩定性等因素也很重要。企業應當衡量自身技術力量以及外部開發單位能否有效滿足上述各項要求。

    第二十七條  企業通過委托外部單位開發、購買等方式配備會計軟件,應當在有關合同中約定操作培訓、軟件升級、故障解決等服務事項,以及軟件供應商對企業信息安全的責任。

    該條是提示企業在軟件配備中不可忽略對相關服務的需求?;峒迫砑煌諞話閔唐啡砑?,要保障軟件的正常使用以及會計工作的持續開展,相關服務不可缺少。對信息安全責任的承諾,也是供應商服務的重要部分。而一些軟件廠商可能重產品而輕服務,小微企業由于經驗不足也可能在購買產品時忽略相關服務問題。

    第二十八條  企業應當促進會計信息系統與業務信息系統的一體化,通過業務的處理直接驅動會計記賬,減少人工操作,提高業務數據與會計數據的一致性,實現企業內部信息資源共享。

    信息化的趨勢之一是不同業務系統的集成。過去,企業經營數據可能需要先導出,經格式轉換、分類匯總等人工處理后再導入或者輸入會計系統。現在,業務系統與會計系統互聯后,業務發生時,業務系統就可以將數據直接推送給會計系統?;峒葡低掣菡廡┦?,按照既定規則生成記賬憑證并自動記賬。這一過程就是業務直接驅動的記賬。它的優勢:一是提高效率;二是增進會計核算的及時性;三是避免人工差錯;四是防止舞弊;五是提高系統間數據一致性。

    例如,對于加油站來說,每次加油完成掛槍后,自動加油機就能生成油品種類、加油量、單價和總金額信息。生產管理系統搜集到這些信息后,就能傳遞給會計系統,從而觸發會計系統生成確認收入和成本的分錄,并完成記賬。整個過程幾乎在加油完成的同時完成。

    當然,實現業務系統與會計系統的集成,一個重要前提是技術標準和數據字典的統一,也就是第二十四條所強調的內容。舉例來說,如果生產系統中把加油量定義為“公升數”。而會計系統中定義為“加油量”,則兩系統中的數據就無法進行配比,也就無法實現自動的數據交換。

    第二十九條  企業應當根據實際情況,開展本企業信息系統與銀行、供應商、客戶等外部單位信息系統的互聯,實現外部交易信息的集中自動處理。

    信息化的一大驅動力是互聯互通的需求,企業內部如此,企業與外部主體間同樣如此。因此,信息化的發展必然從企業層面走向社會層面,企業間信息系統的互聯是必然的發展方向。

    企業間互聯,實際上是會計系統與業務系統的集成向企業外部的拓展,其目的也是實現自動記賬,只是將驅動記賬的環節向前進一步延伸。因此,會計系統與業務系統集成所具有的優勢,企業間互聯同樣具備。同時,企業間互聯畢竟是更高層面的信息化工作,它還具有更多優勢:

    一是為交易及其核算的無紙化奠定了基礎。交易中,紙面文件的作用是傳遞信息,包括表示證明、確認以及認可的信息。企業互聯后,紙面傳遞的信息就可以被電子信息代替,證明、確認或者認可也可以通過電子簽名實現。特別在電子發票(含電子簽名信息)進一步推廣的情況下,絕大多數的企業間交易都可以實現完全的無紙化,從而降低交易成本,節省社會資源。

    二是為企業改進客戶服務,升級營銷模式提供了契機。對于銀行、電信、能源、差旅服務、電子商務平臺類企業來說,他們的客戶可能存在交易無紙化需求。因此,提供專門的客戶端軟件或者標準接口,供客戶信息系統獲取電子憑證,就成為改進客戶服務,提高企業競爭力的一種手段。進一步說,企業互聯以及配套的服務模式升級,是互聯網創新的一種重要形式,它對企業來說就是競爭優勢、市場和利潤。

    電子機票就是航空公司與機場系統互聯,共同改進乘客體驗,轉換機票銷售模式的典型案例。過去,乘客辦理乘機手續,手里必須要有紙質機票。因此,乘客主要通過實體銷售點購買機票,不僅往返奔波,還可能出現乘機時忘帶機票的不便。而實行電子機票后,乘客更多采用電話、網絡訂票的方式,通過銀行卡支付。乘機時不需要攜帶任何購票憑證,機場終端即可根據乘客身份信息查詢出購票情況。這極大地便利了乘客,也為航空公司節省了銷售費用。

    三是有利于交易和信息的集中處理。企業間互聯一般是通過統一端口進行,業務和相關信息從一開始就是集中處理的,而不像傳統交易方式那樣,由各層面、各地域分散進行,然后再進行信息的集中。這就減少了信息處理環節和成本、提高了效率。

    具有普遍服務義務的企業,如銀行、公用事業、郵政等企業,一般在交易中處于主導地位,在企業互聯中也應當更為主動,開發本企業的數據服務功能和接口標準,甚至推動制定行業和國家標準,促進社會信息化水平的提升。

    第三十條  企業進行會計信息系統前端系統的建設和改造,應當安排負責會計信息化工作的專門機構或者崗位參與,充分考慮會計信息系統的數據需求。

    會計是企業經營管理各方面信息匯聚的樞紐,處于信息流的下游??梢運?,會計信息系統是其他業務系統的重要用戶。因此,會計信息化專門機構或者崗位有必要向其他業務系統提出對上游信息的需求,也就有必要參與前端系統的建設工作。

    從另一個角度看,由于會計系統與業務系統的一體化,業務直接驅動記賬,會計系統與其他系統的界限不再黑白分明。ERP等綜合管理軟件的出現,更使得會計系統與其他系統“你中有我、我中有你”,單純的會計系統或者業務系統的概念可能已不存在。因此,企業開展信息系統建設,或多或少都涉及到會計職能,會計信息化專門機構或者崗位都應當參與。

    會計信息化專門機構或者崗位對前端系統建設的參與,重點要把握兩個方面:一是前端系統采集或者生成的信息內容是否滿足會計工作需要;二是前端系統采用的技術標準、數據字典是否與會計信息系統兼容。

    第三十一條  企業應當遵循企業內部控制規范體系要求,加強對會計信息系統規劃、設計、開發、運行、維護全過程的控制,將控制過程和控制規則融入會計信息系統,實現對違反控制規則情況的自動防范和監控,提高內部控制水平。

    該條是與企業內部控制規范體系的銜接條款。

    會計信息化工作中,在內部控制問題上要把握好:會計信息系統不僅是內部控制的手段,同時也是內部控制的對象。企業對會計信息系統建設應用周期的每個環節都要進行有效的控制,才能保證系統中融入的控制功能正確地發揮作用。

    關于信息系統與內部控制的具體要求,詳見《企業內部控制應用指引第18號——信息系統》。

    第三十二條  對于信息系統自動生成、且具有明晰審核規則的會計憑證,可以將審核規則嵌入會計軟件,由計算機自動審核。未經自動審核的會計憑證,應當先經人工審核再進行后續處理。

    過去文件規定,對于機制憑證,也需要進行人工審核才能記賬。這反映了當時的“計算機模擬手工”思維。

    允許計算機自動審核憑證,是工作規范適應信息化時代要求而做出的突破之一。采用自動審核,要把握好兩項前提:一是必須是信息系統自動生成的憑證,包括原始憑證和記賬憑證。關于“自動生成”的概念,請參見工作規范解讀之一《會計資料無紙化政策破冰》中第四十條有關解釋。二是要有明晰的審核規則。所謂“明晰”,一般要有量化的指標,通過信息的比較做出判斷。

    對于自動生成的憑證,原始數據產生的過程往往就已伴隨著審核和控制,只要數據傳遞和轉換中沒有新的風險,則可以視同已自動審核。

    第三十三條  處于會計核算信息化階段的企業,應當結合自身情況,逐步實現資金管理、資產管理、預算控制、成本管理等財務管理信息化。

    處于財務管理信息化階段的企業,應當結合自身情況,逐步實現財務分析、全面預算管理、風險控制、績效考核等決策支持信息化。

    該條是對企業會計信息化工作的方向性引導,啟發企業不斷將會計信息化工作引向深入。

    對于財務管理信息化階段、決策支持信息化階段的內容劃分,該條的列舉是示范性的,并不意味著企業必須嚴格按照階段劃分推進工作,也不意味著會計信息化只有這些工作可以開展。實際上,財務管理工作與決策支持相關,決策支持也是財務管理的內容之一。對不同行業,同樣的工作內容也具有不同的地位和意義。例如,對于金融企業,資產管理和風險控制都是獨立于財務部門的職能領域,其信息化不一定建立于會計核算信息化基礎之上。總之,企業應當根據自身情況,逐步推進會計信息化。

    第三十四條  分公司、子公司數量多、分布廣的大型企業、企業集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中,逐步建立財務共享服務中心。

    實行會計工作集中的企業以及企業分支機構,應當為外部會計監督機構及時查詢和調閱異地儲存的會計資料提供必要條件。

    財務共享是指企業(集團)將下屬單位相同的財務職能集中,由一個相對獨立的財務機構來行使,即各單位共享一個機構的財務服務。它起源于上世紀80年代,由美國通用、福特等大型制造企業集團提出。目前,財富100強企業中,已有超過80%建立了財務共享服務中心。在我國,近年來,隨著經濟全球化、監管政策的趨同以及信息化的快速發展,越來越多的企業開始關注、規劃和實施財務共享。

    根據企業實際需求和發展狀況,財務共享可以是部分業務流程的共享,如差旅報銷流程共享,也可以是包括對外報告和財務分析在內的全業務領域共享;可以是所有地域集中的共享,也可以是區域性集中的共享。目前,全球企業財務共享的服務領域主要集中在應收應付管理、固定資產、總賬、差旅與報銷、財務報表、員工薪酬、資金管理等交易型業務流程。也有部分企業將內部審計、預算、計劃與分析、財務風險管理等非交易型業務放入財務共享范圍。

    財務共享與會計信息化密不可分。共享伴隨著集中,使得財務處理與業務發生在物理空間上分離,只有依賴于高效率、高度集成的軟件系統和通訊技術,才能有效解決空間差異,保障財務處理的及時性。同時,財務共享帶來的標準化問題也需要信息系統層面的支持,帶動信息系統標準化。

    財務共享具有以下優勢:

    一是高效率低成本。財務共享的誕生源于企業對于提高財務處理效率、節約財務成本的追求。通過把內部不同單位相同的、重復設置的財務職能集中到獨立的共享中心處理,實現人員、設備、知識、經驗、制度的共享,形成規模優勢。

    二是專業化。財務共享形成財務人員更為明細的專業化分工,讓各類會計人員一方面能夠將更多時間集中在各自擅長的領域,充分發揮自身的優勢,另一方面又在各自領域得到更加豐富的經驗積累,從而大幅提升各類財務工作的專業水平,提高財務工作質量。同時,財務共享將會計核算工作從企業財務部門中相對剝離,使財務部門有更多精力關注發揮會計的管理職能。

    三是服務導向。實施財務共享后,財務就從企業的內部職能部門轉變為外部服務供應商。共享服務中心一般與集團內客戶簽訂共享服務協議,明確服務的內容、時間期限和質量標準。這就促使財務機構轉變自身定位,樹立服務意識,以客戶需求為導向,從而使財務工作更多地響應企業其他職能的需求,提高財務服務的滿意度。

    因此,工作規范鼓勵大型企業利用信息技術逐步建立財務共享服務中心,實現財務職能轉型,更好地發揮會計服務管理的作用。

    當然,財務共享也帶來會計核算地與企業注冊地不一致的問題,給注冊地監管部門開展會計監督帶來了新的挑戰。為此,工作規范要求實行財務共享的企業為監督機構及時查詢和調閱異地儲存的會計資料提供必要條件。一是在注冊地辦公場所要提供能訪問到企業全部會計資料的終端,供監管機構查詢;二是要根據注冊地監管機構的需要及時調閱異地儲存的紙面會計資料。

    第三十五條  外商投資企業使用的境外投資者指定的會計軟件或者跨國企業集團統一部署的會計軟件,應當符合本規范第二章要求。

    該條是對第二十五條在特殊情況下依然適用的明確。它強調,任何企業的會計軟件都需要遵循工作規范第二章要求,沒有例外情況。境外投資者指定的會計軟件或者跨國企業集團統一部署的會計軟件,必須在根據工作規范要求進行漢化等修改完善后,才能交付使用。

    第三十六條  企業會計信息系統數據服務器的部署應當符合國家有關規定。數據服務器部署在境外的,應當在境內保存會計資料備份,備份頻率不得低于每月一次。境內備份的會計資料應當能夠在境外服務器不能正常工作時,獨立滿足企業開展會計工作的需要以及外部會計監督的需要。

    互聯網時代,移動互聯、虛擬專用網絡、遠程訪問、云計算等技術的采用,使得信息系統成為只在邏輯上存在的概念,物理上,終端設備、服務器可以天南海北,遍布于全球各地。這為跨國企業集團會計信息系統的部署提供了極大的靈活性。從安全和成本因素考慮,企業集團可能把多國企業的系統服務器集中存放在某個或者數個城市。財務共享服務模式的運用,更是直接將多國企業的會計工作集中在某個城市進行。這就存在著境內企業的會計資料存放于境外服務器的情況。

    從企業對其經營管理的工作組織以及信息數據有自主決定權的角度來講,上述做法無可厚非。但是,會計工作不僅是企業管理活動,由此形成的會計資料也不僅是企業財產?;峒乒ぷ骰故槍揖霉芾砉ぷ韉幕』方?,企業會計資料也是政府對企業監管的重要依據,是國家重要的經濟信息資源。因此,企業會計數據服務器部署在境外的同時,還應當在境內留有備份,以避免我國政府對企業的會計監督可能受到境外因素干擾的風險,保障國家經濟信息安全。

    按照本條規定,每月一次的備份頻率是最低限度要求。對于企業實際應當采取的備份頻率,以及備份的會計資料范圍,工作規范采取了“能夠獨立滿足企業開展會計工作的需要以及外部會計監督的需要”的原則性規定,企業應當在該原則基礎上自行把握。

    第三十七條  企業會計資料中對經濟業務事項的描述應當使用中文,可以同時使用外國或者少數民族文字對照。

    本條依據《中華人民共和國會計法》第二十二條制定。需要注意的是,該條的本意是保證會計監督人員理解經濟業務事項的實質和內容,而不是說,描述中完全不能出現其他語言文字。在不妨礙監督人員理解的前提下,描述中的產品、材料型號以及其他約定俗成的專用詞匯可以使用其他語言文字。

    第三十八條  企業應當建立電子會計資料備份管理制度,確?;峒譜柿系陌踩?、完整和會計信息系統的持續、穩定運行。

    請參見工作規范解讀之一《會計資料無紙化政策破冰》第四十條有關解釋。

    第三十九條  企業不得在非涉密信息系統中存儲、處理和傳輸涉及國家秘密,關系國家經濟信息安全的電子會計資料;未經有關主管部門批準,不得將其攜帶、寄運或者傳輸至境外。

    本條依據《中華人民共和國保守國家秘密法》第二十四條、二十五條制定。部分企業的會計信息和會計資料可能涉及國家秘密或者國家重大利益,維護企業電子會計資料安全是保障國家經濟信息安全的重要組成部分。企業在會計信息化建設和實施過程中,應當增強保密意識,建立和完善專項規章制度,加強對有關人員的教育和管理,進一步做好保密管理工作。

    需要注意的是,企業因在境外發行證券與上市等原因,需要向有關證券公司、證券服務機構和境外監管機構提供或者公開披露涉及國家秘密的電子會計資料的,應當依法報有審批權限的主管部門批準,并報同級保密行政管理部門備案;是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的,應當報有關保密行政管理部門確定。需要向有關證券公司、證券服務機構和境外監管機構提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的電子會計資料的,應當依法報國家檔案局批準。

    (第四十條至第四十二條相關解讀見工作規范解讀之一《會計資料無紙化政策破冰》)
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